Kalender aanmaken
- Het soort sessie dat iemand kan boeken, heet een 'Kalender' in dit systeem.
- Elke kalender heeft eigen eigenschappen, zoals naam, omschrijving, prijs, tijdsduur en eigen teksten voor e-mails voor de cliënt en therapeut.
- Bij het maken van een nieuwe kalender kun je de instellingen van een andere kunt 'klonen'; daarmee worden teksten, e-mails naar de cliënt en naar jou allemaal overgenomen. Als je dat niet zou doen, zou je dat allemaal opnieuw moeten instellen per sessie-soort.
Per kalender kun je instellen
- Evenement naam.
- beschrijving.
- Meeting duur (je kunt aanvinken dat de deelnemer kan bepalen hoelang de sessie duurt).
- Locatie (met of zonder adres).
- Hoe ver tevoren de sessie gepland kan worden. Standaard is dat meestal 60 dagen, maar kun je zo lang zetten als je wilt of op onbepaald.
- Welke planning je wilt gebruiken voor deze kalender.
- Beperkingen: buffertijd voor of na de sessie, hoe kort tevporen het geboekt kan worden, de tijdslot interval (die kan dus langer zijn dus dan de meeting duur).
- Noot: het is vaak makkelijker om de tijdslot interval 15 minuten langer te maken dan de sessie en de buffers niet te gebruiken.
- Boekingsfrequentieper dag (in aantal of in minuten).
- Vergrendelen tijdszone: aanrader als je op een fysieke locatie werkt.
- Vraag instellingen: dit is in de gratis versie beperkt, maar het kan handig zijn om 'aanvullende informatie' te activeren.
- Instellen Reden voor annulering en reden voor 'Opnieuw inplannen'.
- E-mail meldingen (heel belangrijk).
- Andere meldingen.
Klonen om nieuwe kalender te maken
- Ga naar de Kalenders (knop).
- Bepaal welke kalender de beste instellingen heeft om te klonen.
- Klik op de elipsus (...) en kies 'Klonen'.
- Pas de instellingen aan.
- Vergeet niet om je instellingen op te slaan.
Export en import
- Je kunt de reeds gemaakte kalenders exporteren en importeren. Dat is ideaal voor backuops van je ingestelde kalenders.
- Open Kalenders.
- Klik rechts van de knop 'Nieuw evenement type' op de elipsus (...).
- Kies Exporteren.
- Iets daarboven, naast de 'Nieuw' knop, kun je kiezen voor de optie Importeren.
Beschikbaarheid
- Het systeem staat toe dat je met meerdere beschikbaarheidsschema's (planningen) werkt. Eén daarvan is het standaard schema.
- Elke kalender kun je toekennen aan een planning.
- Standaard werk je echter met één planning. Als je echter heel verschillende activiteiten hebt, zoals sessies en cursussen, is het handig om met verschillende planningen te werken.
- In een planning kun je de beschikbare dagen en tijden aangeven.
Datum overschrijving
- Je kunt in een planning (ook de standaard) aangeven dat je op bepaalde dagen alleen deels, afwijkend, of juist helemaal niet beschikbaar bent.
- Open de juiste planning en klik op 'Voeg datum overschrijvingen toe'.
Basis instellingen
Als ingelogde beheerder kun je ook de instellingen van het systeem aanpassen, maar wees daar heel voorzichtig mee.
- E-mail beheerder: standaard is dat het admin adres van de website. Als je website professioneel wordt beheerd, dus de webmaster is niet dezelfde persoon als de persoon die de boekingen moet ontvangen, kun je hier het juiste e-mailadres ingeven.
- Kalender begint vanaf... wij kiezen standaard de maandag. Sommigen vinden echter dat zondag de eerste dag van de week is.
- Tijdnotatie: in Europa is 24 uur standaard.
- Boeking automatisch als afgerond markeren na... Dat wil zeggen dat x uur na de eindtijd het systeem die sessie als 'afgerond' markeert.
- E-mailinstellingen: wees voorzichtig met wijzigingen en test altijd uitgebreid na de aanpassingen.
- Verdere instellingen zoals het sturen van SMS, agenda integratie, betalingen, zoom integratie, etc. vereist de pro versie.